Pro správu uživatelů je potřeba být přihlášen jako systémový administrátor.
IS Helios umožňuje definovat práva uživatelů dvěma způsoby:
Klasicky nadefinovat práva uživateli - práva se definují zvlášť pro jednotlivé uživatele
Vytvořit Roli a tu uživateli přiřadit - práva se definují pro pozici, kterou uživatel zastává
Tyto způsoby nelze kombinovat! Uživatel může mít definována práva buď jen klasicky, nebo pouze přes roli!
V obou případech je potřeba uživatele nejprve vytvořit. Do rozhraní pro správu uživatelů se správce dostane přes možnosti v pruhu nabídek, kde vybere Konfigurace/správa systému .
Po potvrzení výběru ze správce dostane do rozhraní pro konfiguraci/správu systému .
Nového uživatele založí systémový administrátor v rozhraní pro konfiguraci/správu systému na položce Uživatele, kterou najde ve stromě v pravé části rozhraní .
Nejdůležitější jsou zde dvě funkční ikony, a to:
Důležité je pro správce také záhlaví tabulky s uživateli, které říká:
S
Zda je uživatel definován na SQL serveru
D
Zda má uživatel přístup do dané databáze – zda mu byly definovány práva
Přihlašovací jméno
Přihlašovací jméno uživatele
Plné jméno
Plné jméno uživatele
Jméno role
Jméno role, která byla uživateli přiřazena (pokud byla přiřazena)
VP
Uživatelská konfigurace (na data). Zda má uživatel všechna práva
W
Zda má uživatel povoleno aktualizovat informační systém
Záhlaví tabulky s uživateli
Po kliknutí myší na ikonu Nový… se správce dostane na rozhraní pro zadání údajů o novém uživateli ,
kde je potřeba vyplnit požadované údaje o uživateli:
To je jméno, kterým se uživatel přihlašuje do systému Helios Orange. Tento údaj je povinný. Pro přihlášení je vhodné zadávat jméno kratší, například křestní jméno uživatele, nebo zkratku jména a příjmení. V rozbalovacím seznamu u této položky lze zobrazit a vybrat přihlašovací jména uživatelů, kteří jsou již vytvořeni na SQL serveru, ale nejsou zadáni do systému Helios Orange. Systémový administrátor tak může snadno zadat uživatele dříve vytvořené přímo na SQL serveru.
Plné jméno uživatele tzn. křestní jméno a příjmení. Tento údaj je nepovinný. Zadané jméno se tiskne do uživatelem vystavených dokladů.
Telefonní spojení na daného uživatele. Tento údaj je nepovinný.
Emailové spojení na daného uživatele. Tento údaj je nepovinný.
Role jsou vysvětleny v kapitole: Definování práv uživatele.
Po vyplnění údajů uživatele a jejich potvrzení tlačítkem OK vyskočí okno pro zadání a potvrzení hesla zakládaného uživatele .
Po vyplnění hesla a potvrzení tlačítkem OK je uživatel zavedený do systému .
V tuto chvíli se fiktivní uživatel Jan Malý ale nemůže přihlásit, protože i když v systému i databázi existuje, nemá žádná práva ani povolený vstup do databáze. Aby se mohl přihlásit, je potřeba uživatele přidat do databáze, to se provede vyvoláním místní nabídky nad daným uživatelem a vybráním funkce Přidat do databáze , tím se uživatel „aktivuje“ a je v databázi funkční (zaškrtne se políčko ve sloupci D - sloupec, který říká, zda má uživatel přístup do databáze). Systémový administrátor může přidávat uživatele pouze do té databáze, do které je právě přihlášený.