Po spuštění a přihlášení se uživatel dostane na pracovní plochu informačního systému. Tato pracovní plocha se skládá z :
Pruh nabídek se skládá z nabídek: Akce, Možnosti a Nápověda. Tato nabídka je stálá - tj. je stejná bez ohledu na to, kde se v informačním systému uživatel nachází.
Tato nabídka obsahuje 4 funkce :
Pokud má uživatel přístup do více databází, může jich mít otevřeno více najednou. Po kliknutí na tuto funkci se uživatel opět dostane na výběr databáze jako při spuštění IS a může si vybrat další databázi, kterou si chce otevřít. Počet otevřených databází není limitován, ale s jejich rostoucím počtem roste nepřehlednost.
Pokud má uživatel přístup do více databází, tak touto funkcí se přepne do jiné databáze. Opět se zobrazí výběr databáze jako při spuštění IS a může si vybrat databázi, do které se chce přepnout. Na rozdíl od možnosti Nové okno se tady uživatel mezi databázemi přepíná, neotevírá jich více najednou.
Zde si může uživatel zapnout, nebo vypnout jednotlivé položky hlavní nabídky, nebo hlavní nabídku schovat .
Nabídka Možnosti slouží pro správu systému. Její využití je popsáno v kapitole Správa uživatelů a jejich monitoring.
Nabídka Nápověda obsahuje 6 funkcí: Obsah nápovědy, Helios Store, Historie verzí, Příručka na webu, Rozšíření instalace, Hotline - e-mail, Hotline - vzdálený přístup, O programu .
Pro všechny funkce v nabídce Nápověda je potřeba, aby byl počítač připojen k internetu (výjimkou je funkce O programu).
Funkce otevře webový prohlížeč se stránkou k vyhledávání ve webové příručce pro IS Helios.
Funkce spustí Helios Store. Zde jde stáhnout a nainstalovat dodatečné pluginy pro IS Helios. Helios Store obsahuje jak bezplatné, tak placené pluginy. Pro stažení a instalaci pluginu musí být nainstalována vždy nejnovější verze IS Helios.
Funkce otevře webový prohlížeč s webovou stránkou, kde jsou popsány rozdíly mezi jednotlivými verzemi IS Helios.
Funkce otevře webový prohlížeč s příručkou pro IS Helios na webu.
Funkce pro rozšíření instalace. Pro rozšíření instalace je potřeba mít instalační kód.
Možnost poslat dotaz e-mailem přímo z informačního systému. Informační systém k e-mailu automaticky přidá některé údaje o informačním systému, ze kterého je e-mail poslán. Jde o údaje jako např. uživatel, verze IS, licence, …
Přes tuto funkci se stáhne aplikace, která slouží Hotline pro vzdálený přístup k IS.
Funkce, přes kterou je možné zobrazit základní informace o IS, jako např. verze IS, licence, IP serveru, identifikační číslo, …
Tento panel obsahuje funkce ve formě tlačítek. Klepnutím myši na požadované tlačítko se funkce provede. U tohoto panelu je důležité, že se jeho nabídka mění podle toho, kde se uživatel nachází. Tyto změny spočívají hlavně v tom, že na některých místech v IS nejdou používat všechny funkce, popř. se někde objeví možnost použít speciální funkci. Pro zjištění, co daná funkce dělá, stačí, pokud se na ni najede myší - poté se objeví informační bublinka s popisem funkce tlačítka .
Pro odemčení funkčnosti tlačítek panelu nástrojů je potřeba přesunout se v IS na pozici (to provedeme v Hlavní nabídce IS Helios), kde můžeme pracovat s daty. Pro ukázku vybereme např. Vyráběné dílce (v Hlavní nabídce IS Helios rozkliknout možnost Technická příprava výroby a pak první následující možnost je Vyráběné dílce) . V přehledu se zobrazí zadané dílce (pokud již nějaké byli do databáze zadány) a zároveň se odemkne Panel nástrojů.
Nabídka funkcí, která je teď přístupná se dá označit za základní - přibližně takto bude vypadat na jakékoliv pozici v IS. Nabízí nám funkce: Schovej, Nastav, Nový, Oprava, Zrušit, Obnovit, Akce, Opis, Sestavy a Helios Store.
Tato funkce schová Hlavní nabídku IS Helios. Tím zvětší plochu pro Přehled.
Přes tuto funkci můžeme nastavovat, zapínat a vypínat filtry pro filtrování dat v Přehledu, přidávat do přehledu nové sloupce (pokud pro položky potřebujeme zobrazit i data, která v přehledu nejsou zobrazena automaticky), nastavovat podmíněné obarvování dat.
Funkce slouží k vytvoření nové položky, v tomto případě vyráběného dílce.
Funkce slouží k opravě již založené položky, v tomto případě vyráběného dílce.
Funkce slouží k vymazání založené položky z databáze, v tomto případě vyráběného dílce.
Slouží k obnovení dat (tzv. Refresh). Pokud provedeme v datech změny, je někdy potřeba provést obnovení, aby se změny v datech zobrazených v přehledu projevily.
Pokud stojíme na položce v Přehledu, můžeme tímto tlačítkem vyvolat Místní nabídku. Stejnou funkci má pravé tlačítko myši.
Vytvoří dokumentaci dat zobrazených v přehledu, který je možné vytisknout, nebo uložit jako elektronický dokument a
. Dále pro některá data přes opis můžeme tisknout formuláře - buď klávesou F8, nebo rozevřením seznamu opisu (přes malou šipku u tlačítka opisu) a výběrem tisk formulářem - na daném místě můžeme vytisknout formulář Technologický postup
.
Přes tuto funkci je možné si nadefinovat vlastní pravidla pro tvorbu kontingenční tabulky a grafů z dat zobrazených v Přehledu.
Funkce spustí Helios Store. Zde jde stáhnout a nainstalovat dodatečné pluginy pro IS Helios. Helios Store obsahuje jak bezplatné, tak placené pluginy. Pro stažení a instalaci pluginu musí být nainstalována vždy nejnovější verze IS Helios. Na stejnou funkci se můžeme dostat přes Pruh Nabídka - Nápověda - Helios Store.
Hlavní nabídka IS Helios je místo, kde uživatel vybírá, s jakou částí systému chce pracovat. Skládá se ze 4 karet - Přehledy, Oblíbené, Nedávné a Workflow .
Tato karta se dá označit za nejdůležitější část pracovního okna IS Helios. Na této kartě si uživatel vybírá, v jakém modulu chce pracovat nebo z jakého modulu si chce zobrazit data. Podle toho, jaký modul si tedy uživatel vybere, taková data se zobrazí v ploše Přehled.
Tato karta je v základním nastavení prázdná. Uživatel si sem může vytáhnout moduly z Přehledu podle svého uvážení. To se využije např. v případě, pokud má uživatel přístup ke všem modulům, ale využívá jen některé nebo si zde může zobrazit jen nejčastěji používané moduly. Nastavení karty oblíbené je popsáno v samostatné kapitole Nastavení záložky Oblíbené v hlavní nabídce IS Helios.
Tato záložka funguje jako historie, zobrazuje tedy nedávno použité moduly.
Toto je samostatný modul. Podle webové příručky pro IS Helios tento modul umožňuje nastavit pro uživatele sled pracovních úkonů, resp. jednotlivé jemu svěřené dílčí úkoly, které má plnit.
Pracovní plocha Přehled funguje jako základní pracovní prostor uživatele. Zobrazují se zde data podle toho, jaký modul si uživatel zvolí v Hlavní nabídce IS Helios. Při spuštění je tento prostor prázdný .
Pro ukázku vybereme např. Vyráběné dílce (v Hlavní nabídce IS Helios rozkliknout možnost Technická příprava výroby a pak první následující možnost je Vyráběné dílce) . Aby se data zobrazila, musela již být do databáze zadána. V základu je samozřejmě databáze prázdná, nebylo by tedy co zobrazit.
Plocha Přehled se skládá ze Záhlaví přehledu, Řádku přehledu (záznam), Sloupce přehledu, Rychlého filtru a Místní nabídky .
Popis jednotlivých sloupců přehledu
Data se skládají z přehledů (např. číselník účtů, vydané faktury, …) a ty se skládají z jednotlivých záznamů (např. účet, vydaná faktura, …). Tedy co řádek, to záznam. V případě seskupování může řádek obsahovat i sumační údaje.
K záznamům v přehledu systém zobrazuje řadu údajů (např. u organizace její název, místo sídla, jméno zástupce, …). Při práci se systémem si uživatel sám nastavuje, jaké údaje (sloupce) a v jakém pořadí, chce v přehledu vidět, viz kapitola Zobrazení požadovaných sloupců přehledu v přehledu.
Slouží pro rychlé filtrování dat podle požadavků uživatele, více viz kapitola Filtrování dat.
Uživatel ji vyvolá pravým tlačítkem myši kdekoli v přehledu, nebo tlačítkem Akce v Panelu nástrojů, viz kapitola Panel nástrojů. Místní nabídka obsahuje všechny funkce, které jsou v přehledu k dispozici. Místní nabídka tedy obsahuje základní funkce, stejné ve všech přehledech i funkce platné pouze pro aktuální přehled.
Stavový řádek slouží k zobrazení aktuálních informací o uživateli. Při spuštění podává informace o aktuálním SQL serveru, aktuálně přihlášeném uživateli a aktivní databázi
Ve chvíli, kdy se uživatel zvolí jeden z modulů v Hlavní nabídce IS Helios, se trochu změní i stavový řádek - přibydou informace: Aktuální období, Aktuální středisko, Aktivní filtry a Doplňkové informace .
IP adresa serveru, ke kterému je uživatel aktuálně připojený.
Jméno aktuálně připojeného uživatele.
Zobrazuje název databáze, ke které je uživatel aktuálně přihlášený. Dvojklikem myši, nebo přes pravé tlačítko myši se uživatel dostane na výběr databází, do kterých má přístup a muže se mezi nimi přepínat (pokud má uživatel přístup do více než 1 databáze), je to stejné jako přes nabídku Akce - Jiná firma v pruhu nabídek, viz kapitola Pruh nabídek.
Zobrazuje časové období, ve kterém uživatel zrovna pracuje. Dvojklikem myši, nebo přes pravé tlačítko myši se uživatel dostane na přehled období, kde je možné období zakládat, rušit, editovat a přepínat.
Zobrazuje aktuální středisko, ve kterém se uživatel nachází. Pod střediskem si můžeme představit např. 3 sklady - sklad materiálu, sklad polotovarů a sklad hotových výrobků. Dvojklikem myši, nebo přes pravé tlačítko myši se uživatel dostane na přehled středisek, kde je možné střediska zakládat, rušit, editovat a přepínat.
Pole informuje, že žádný filtr není aktivní, nebo zobrazuje název aktivního filtru. Při dvojkliku myší na pole se uživatel dostane na okno pro definování, úpravu a mazání filtrů (stejně jako přes tlačítko Nastav v panelu nástrojů, viz kapitola Panel nástrojů). Při použití pravého tlačítka se zobrazí výpis již uživatelem nadefinovaných filtrů, kde je možné filtry jen aktivovat, nebo deaktivovat.
Po najetí nad informační pole myší se zobrazí bublina s počtem záznamů načtených v přehledu, počtem označených záznamů a časem vyhodnocení posledního dotazu.