Návod k používání MS Access v rámci cvičení předmětu KIV/DB1
Ing. Tomáš Kotouč
Na této stránce se ještě pracuje
- Spuštění Accessu:
- Po spuštění Accessu se Vám objeví obrazovka "Microsoft Access", kde si zaklikněte "Vytvořit novou databázi použitím prázdné databáze" a klikněte na tlačítko OK.
- Zadejte název databáze, vyberte si cestu do adresáře, kam má být uložena a potom klikněte na tlačítko Vytvořit.
- Otevře se Vám okno "Databáze" obsahující záložky Tabulky, Dotazy, Formuláře, Sestavy, Makra, Moduly.
- Po pravé straně u každé záložky jsou tlačítka Otevřít, Návrh, Nový.
- Po kliknutí na tlačítko Otevřít, když například stojíte na nějakém formuláři, tak se Vám tento formulář zobrazí k používání.
- Po kliknutí na tlačítko Návrh se Vám zobrazí návrh daného objektu (například se zobrazí formulář, na kterém právě stojíte a Vy ho můžete modifikovat).
- Po kliknutí na tlačítko Nový se Vám zobrazí nový objekt.
- Založení nové tabulky:
- Otevřete si záložku Tabulky a klikněte na tlačítko Nový.
- Systém umožňuje několik způsobů jak založit tabulku (podle zkušenosti programátora). V zobrazeném okně si vyberte Návrhové zobrazení a klikněte na tlačítko OK.
- Zobrazí se Vám tabulka s třemi sloupci. Do levého sloupce Název pole napíšete název atributu (doporučuji v názvech atributů nepoužívat diakritiku (háčky a čárky) a nevkládat mezery mezi slovy, ale používat případně podtržítko "_"). V prostředním sloupci si vybíráte, jakého typu atribut bude. Do pravého sloupce můžete a nemusíte zadat popis atributu. Tento popis se Vám potom zobrazuje na popisné řádce formuláře, vždy pro aktuální položku, na které právě stojíte kursorem.
- Pro každý atribut, na kterém právě stojíte, se Vám dole zobrazuje tabulka s doplňujícími údaji. Pro každý datový typ je trošku jiná. Její položky jsou předefinované a ve většině případů do této tabulky nemusíte vůbec šáhnout.
- Po zadání atributů je ještě nutné určit klíč tabulky (které atributy jednoznačně určují každý záznam tabulky). Stiskněte klávesu CTRL a myší klikněte na tlačítka před názvem všech atributů, které chcete mít jako klíč této tabulky. Potom klikněte na ikonu Primární klíč. Pokud zýznamy některé tabulky mají být "synem" záznamů jiné tabulky, je třeba, aby u atributu, který váže bylo nastaveno "Indexovat = ano(duplicita povolena)".
- Pro uložení tabulky klikněte na ikonu Uložit. Systém po Vás bude chtít zadat název tabulky. Potom klikněte na tlačítko OK.
- Název tabulky se přidá do seznamu v záložce Tabulky.
- Pro případnou pozdější modifikaci tabulky si stačí kliknout na název tabulky a potom na tlačítko Návrh.
- Vytvoření vazeb mezi tabulkami (ERA model):
- V menu si najděte Nástroje - Relace. Zobrazí se formulář s plochou, na kterou budeme umísťovat jednotlivé tabulky a mezi nimi kreslit relace.
- Systém Vám nabídne seznam všech tabulek, které můžete na plochu vložit. Vkládání tabulky se provede označením tabulky v seznamu a kliknutím na tlačítko Přidat.
- Když chcete mezi dvěma tabulkami vytvořit relaci, vyberte si klíč z tabulky, která je určující (její záznamy jsou "otcové" záznamů v druhé tabulce - záznamy v tabulce student jsou otcové záznamů v tabulce předmětů, které má student zapsány). Na tento atribut klikněte a myší ho táhněte do druhé tabulky na atribut, s kterým má být propojen. Puste tlačítko myši.
- Zobrazí se Vám tabulka "Relace", v které vidíte seznam atributů jedné a druhé tabulky, přes které budou tabulky provázány.
- Pokud chcete zajistit referenční integritu (když aktualizujete nebo mažete "otce" v jedné tabulce, aby se zaktualizoval či odstranil i v tabulce jejích "synů"), zaškrtněte příslušné políčko a zaškrtněte obě možnosti, které systém nabízí.
- Systém sám zjistí, zda se jedná o vazbu 1:1 nebo 1:N a toto zobrazí (Zjistí to podle množství atributů-klíčů v jednotlivých tabulkách).
- Pokud v jedné či druhé tabulce může některý záznam chybět (vazby 1:N(0) nebo1(0):N), klikněte na tlačítko Typ spojení a zaškrtněte příslušnou možnost.
- Uložení dané relace provedete kliknutím na tlačítko Vytvořit.
- Tabulky si můžete po ploše přetahovat (uchopením tabulky na jejím nápisu) i měnit jejich velikost.
- Uložení celého ERA modelu provedete kliknutím na ikonu Uložit.
- Takto nastavené relace Vám budou potom pomáhat při práci s Dotazy i Formuláři, ale zejména Vám budou hlídat konzistenci dat.
- Vytvoření dotazu (pohledu) nad tabulkou či více tabulkami:
- Používá se, když ve formuláři či sestavě potřebujete zobrazit data, které přesně neodpovídají jedné tabulce. Například chcete vidět jen některé záznamy jedné tabulky a dokážete přesně specifikovat jejich společnou vlastnost nebo potřebujete spojit několik tabulek apod.
- Dotazy se také používají pro hromadnou změnu či hromadné mazání více záznamů tabulky.
- Vyberte si záložku Dotazy a klikněte na tlačítko Nový.
-
- Vytvoření formuláře:
- Formuláře slouží k zobrazování (/ přidávání / upravování / mazání) záznamů z jedné tabulky nebo dotazu (pohledu). Součástí formuláře může být i podformulář a tak je možné na jedné obrazovce vidět zároveň "otce" a k němu jeho "syny".
- Vyberte si záložku Formuláře a klikněte na tlačítko Nový.
- Formulář lze vytvořit opět několika způsoby podle zkušenosti programátora. Pokud je na Vašem počítači nainstalovaná podpora Průvodce formulářem, zvolte si tuto možnost. Jinak se spokojíme s volbou Návrhové zobrazení. V každém případě si vyberte tabulku nebo dotaz, odkud budete chtít prohlížet data.
- Při volbě Průvodce formulářem Vám systém pokládá určité otázky o nastavení a nakonec vytvoří základ formuláře, které lze dále modifikovat. Při volbě Návrhové zobrazení musíme vše nastavovat od začátku sami.
- Při samotném návrhu se na obrazovce zobrazí jednak plocha formuláře a dále Souprava nástrojů = objekty, které můžete na formulář umísťovat.
- Formulář je rozdělen na Záhlaví formuláře, Záhlaví stránky, Tělo, Zápatí stránky a Zápatí formuláře. Pokud nemáte některou část zobrazenu, zobrazíte si ji zatržením v menu Zobrazit - Záhlaví a zápatí formuláře či Zobrazit - Záhlaví a zápatí stránky. Protože nebudete patrně vytvářet více stránkové formuláře, postačí, když si zobrazíte Záhlaví formuláře, Tělo a Zápatí formuláře. Plocha každé z těchto částí se dá roztahovat jak dolu tak do pravé strany.
- Nyní si z Soupravy nástrojů můžeme vždy vybrat jen objekt (= klikneme na něj) a umístit ho na plochu (klikněte na plochu) do příslušné části.
- Pro každý objekt, který máte označený, můžete nastavovat jeho vlastnosti (název, vazba na atribut ve vybrané tabulce či dotazu, barva, předefinovaná hodnota, jak má reagovat na určitou událost, ..). Pokud se tabulka vlastností nezobrazí sama, zobrazíte ji kliknutím na menu Zobrazit - Vlastnosti.
- Pokud se jedná o pole, které má zobrazovat nějakou hodnotu z databáze, musíme ho svázat (Zdroj ovládacího prvku) s nějakým atributem tabulky, kterou formulář zobrazuje. Tyto pole samozřejmě umísťujeme do části Tělo.
- Také formulář a jeho jednotlivé části mají své vlastnosti. Vlastnosti formuláře zobrazíte, když kliknete na čtvereček umístěný v levém horním rohu formuláře vedle měřítka. Vlastnosti dané části formuláře se zobrazí po kliknutí na proužek označující název části.
- Některé konkrétní vlastnosti (FAQ):
- Chci aby formulář zobrazoval více záznamů těla, ne jenom jeden záznam » ve vlastnostech formuláře nastavíte Výchozí zobrazení = nekonečný formulář.
- Chci aby se ve formuláři daly záznamy upravovat » ve vlastnostech formuláře nastavíte Povolit úpravy = ANO.
- Chci aby se ve formuláři daly záznamy odstraňovat » ve vlastnostech formuláře nastavíte Povolit odstranění = ANO.
- Chci aby se ve formuláři daly záznamy přidávat » ve vlastnostech formuláře nastavíte Povolit přidávání = ANO.
- Chci aby se ve formuláři daly záznamy jen přidávat (ani upravovat, ani odstraňovat) » ve vlastnostech formuláře nastavíte Zadat data = ANO.
- Chci aby ve formuláři byl vidět seznam záznamů jedné tabulky a k aktuálnímu záznamu seznam detailů (synů) » Nejprve si vytvoříme obyčejný formulář obsahující seznam záznamů "synů". Druhý formulář bude ve své části Tělo zobrazovat seznam záznamů "otců", do části Zápatí formuláře umístíme podformulář (z Soupravy nástrojů). Do vlastností podformuláře nastavíme Zdrojový objekt = Název formuláře "synů", Dceřiné propojovací pole = Název atributu v tabulce "synů", přes které je propojena tabulka "otců" a "synů", Řídící propojovací pole = Název atributu v tabulce "otců", přes které je propojena tabulka "otců" a "synů".
- Chci, aby se mi aktualizovali "pole se seznamem" podle hodnot jiných položek » je třeba použít příkaz DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, 5, , acMenuVer70 v událostní proceduře. Když půjde o aktualizaci mezi více záznamy, použijete tento příklad v událostní proceruře Při události Current u vlastností formuláře, který zobrazuje dané záznamy. Když půjde o aktualizaci v rámci jednoho záznamu, použijete tento příklad v událostní proceruře Při získání fokusu u vlastností objektu, který má být aktualizován.
- Vytvoření sestavy:
- Sestava slouží k zobrazování a tisku záznamů z jedné tabulky nebo dotazu (pohledu). Součástí sestavy může být i podsestava a tak je možné na jednom "papíru" vidět zároveň "otce" a k němu jeho "syny".
- Vyberte si záložku Sestavy a klikněte na tlačítko Nový.
-
- Makra:
-
- Vyberte si záložku Makra a klikněte na tlačítko Nový.
-
- Moduly:
-
- Vyberte si záložku Moduly a klikněte na tlačítko Nový.
-
- Import a export dat:
- Sdílení dat z jiné databáze (+ ODBC):
Pokud najdete nějaké nesrovnalosti, zašlete je, prosím, na e-mailovou adresu kotouc@civ.zcu.cz.